Zamknięcie roku w spółce z o.o.
Ponieważ koniec roku zbliża się wielkimi krokami, omówimy dziś temat zamknięcia roku ksiąg handlowych na przykładzie spółki z o.o.
Zakończenie roku to czas wytężonej pracy związanej z przygotowaniem sprawozdania finansowego. Jeśli rok finansowy kończy się 31 grudnia, to warto zapoznać się już teraz z czynnościami, które należy wykonać w związku z finansowym zamknięciem roku.
- Inwentaryzacja
Inwentaryzacja stanowi element rachunkowości spółki. Podstawowym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Oznacza to, że inwentaryzacja pozwala na weryfikację danych wynikających z ksiąg rachunkowych ze stanem faktycznym. Ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku: zapasów, należności, środków pieniężnych oraz środków trwałych.
Metody inwentaryzacji składników majątkowych zostały szczegółowo określone przez ustawę o rachunkowości. Spółki nie mają więc możliwości wyboru stosowanej metody inwentaryzacji.
Inwentaryzacji należności dokonuje się przez wysłanie do dłużników potwierdzeń sald. Mogą one być wysyłane na koniec jednego z trzech ostatnich miesięcy roku obrotowego. Potwierdzenie sald wierzycieli nie jest obowiązkowe. Środki pieniężne na rachunkach bankowych inwentaryzuje się również za pomocą potwierdzenia salda z bankiem. Gotówka w kasie, inne aktywa pieniężne i papiery wartościowe, zapasy, środki trwałe, nieruchomości stanowiące inwestycje, maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, inwentaryzowane są drogą spisu z natury. Spis z natury polega na określeniu ilości podlegających inwentaryzacji składników majątkowych.Ustalone ilości składników majątkowych ujmowane są na arkuszach spisowych. Następnie wycenia się stwierdzone ilości, porównuje je z danymi wynikającymi z ewidencji oraz wyjaśnia i rozlicza ewentualne różnice.
Aktywa i pasywa, co do których ustawa o rachunkowości nie nakazuje inwentaryzacji poprzez spis z natury ani potwierdzenia sald, podlegają inwentaryzacji drogą weryfikacji. Do tej grupy można przykładowo zaliczyć zobowiązania handlowe, kapitały, rezerwy, odpisy aktualizujące, rozliczenia międzyokresowe. - Odpisy i rezerwy
Obowiązek dokonywania odpisów aktualizujących wartość posiadanych przez firmę składników majątku wynika z zastosowania w rachunkowości zasady ostrożnej wyceny. Tworzy się je w sytuacji, kiedy istnieje duże prawdopodobieństwo, że nastąpiła trwała utrata wartości, czyli składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości przewidywanych korzyści ekonomicznych. Odpis aktualizacyjny ma doprowadzić jego wartość wynikającą z ksiąg rachunkowych do ceny sprzedaży netto. W celu prawidłowego wykazania w sprawozdaniu finansowym informacji o utworzonych, wykorzystanych oraz rozwiązanych odpisach aktualizujących i rezerwach należy dokonać stosownych zapisów na kontach. Umożliwi to wykazanie tych wartości zgodnie ze stanem faktycznym. Odpisy aktualizujące zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych.
Obowiązek tworzenia rezerw wynika z kolei z zasady współmierności przychodów i kosztów.
Rezerwy tworzy się głównie na przyszłe zobowiązania, których realizacja jest pewna lub w dużym stopniu prawdopodobna i których kwotę można oszacować w wiarygodny sposób. Podstawą do utworzenia rezerw mogą być udzielone gwarancje i poręczenia lub skutki toczącego się postępowania sądowego. - Faktury na przełomie roku
Zasada memoriału wymaga ujęcia w księgach rachunkowych wszystkich przypadających na rzecz jednostki przychodów, jak i obciążających ją kosztów, związanych z tymi przychodami dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Stosując tę zasadę księgowy powinien w księgach rachunkowych grudnia ująć koszty dotyczące tego okresu, wynikające z wystawionych i otrzymanych w styczniu następnego roku faktur. Zarówno zaksięgowanie kosztów na podstawie faktury, jak również dowodu PK, a następnie zaksięgowanie faktury w księgach następnego roku, jest zgodne z zasadą memoriału, ponieważ daje możliwość ujęcia kosztu w roku obrotowym, w którym go poniesiono. - Zestawienie obrotów i sald
Wszystkie czynności związane z zamknięciem roku powinny umożliwić księgowemu przygotowanie zestawienia obrotów i sald nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, tj. do 26 marca 2022 roku.Z kolei zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych powinno nastąpić co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy. Powinno to nastąpić do 31 marca 2022 roku. - Sprawozdanie finansowe
Sprawozdanie finansowe należy sporządzić na dzień bilansowy. Terminu tego używa się w odniesieniu do dnia, w którym kończy rok obrotowy. Najczęściej oznacza on datę 31 grudnia, kiedy rok obrotowy dla danej firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Sprawozdanie finansowe musi być przygotowane najpóźniej trzy miesiące po dniu bilansowym. Jeżeli zatem ostatni dzień roku rachunkowego w przedsiębiorstwie nakłada się z końcem roku kalendarzowego, wówczas termin ten przypada na 31 marca.
W sprawozdaniu finansowym spółki z o.o. powinny znaleźć się:
– rachunek zysków i strat – zestawienie wszystkich operacji finansowych przeprowadzonych przez firmę w roku poprzedzającym,
– bilans – zestawienie aktywów i pasywów, przedstawiające stan majątku firmy aktualny na dzień sporządzania,
– informacja dodatkowa – wszystko, co nie znalazło się w innych sprawozdaniach, a również ma znaczenie dla spółki. - Badanie sprawozdania przez biegłych rewidentów – kiedy konieczne?
W niektórych przypadkach, sprawozdania finansowe spółek podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłych rewidentów. Muszą też zawierać rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale własnym. Dotyczy to spółek, które w poprzednim roku obrotowym spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:
– średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
– suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 EUR,
– przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 EUR. - Zatwierdzenie sprawozdania
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno odbyć się w terminie do 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Wtedy, po 15 dniach po zatwierdzeniu sprawozdania, ostatecznie zostają zamknięte księgi rachunkowe. ostatecznie zamknięcie wiąże się z brakiem możliwości wprowadzania jakichkolwiek zmian, zarówno w sprawozdaniu finansowym, jak i księgach rachunkowych. Jeżeli więc okaże się, że w dokumentacji wystąpiły istotne błędy, wszelkich korekt dokonuje się w księgach rachunkowych na kolejny rok obrotowy.