W 2026 roku pracownik na umowie o pracę kosztuje Cię około 20,48% więcej niż kwota brutto w umowie, a z PPK około 21,98% więcej. Przy płacy minimalnej 4806 zł brutto to 5790,28 zł miesięcznie bez PPK i 5862,37 zł z PPK. Sama stawka to jednak dopiero połowa pracy. Koszt zależy jeszcze od stopy wypadkowej, zwolnień z Funduszu Pracy, limitu 30-krotności i obowiązków, które pojawiają się co miesiąc. Dlatego w Akwadrat liczymy koszt etatu z Tobą, zanim podpiszesz umowę, a potem co miesiąc przygotowujemy listę płac i deklaracje ZUS.
Stan prawny: 11 listopada 2026 r.
Krótko mówiąc
- Pracodawca płaci od wynagrodzenia brutto: emerytalną 9,76%, rentową 6,50%, wypadkową (najczęściej 1,67%), Fundusz Pracy 2,45% i FGŚP 0,10%. Razem 20,48%.
- Pracownik na płacy minimalnej kosztuje 5790,28 zł miesięcznie, a dostaje na rękę około 3605 zł.
- PPK dokłada co najmniej 1,5% brutto, czyli 72,09 zł przy płacy minimalnej.
- Składka zdrowotna 9% i składka chorobowa 2,45% obciążają pracownika, nie Twój budżet ponad brutto.
- Do kosztu etatu dolicz też badania, szkolenie BHP i wynagrodzenie za pierwsze dni choroby.
Spis treści
- Brutto, netto i koszt pracodawcy: trzy różne kwoty
- Jakie składki płaci pracodawca w 2026 roku
- Ile kosztuje pracownik przy wyższej pensji
- Przykład: mała firma z Targówka zatrudnia dwie osoby
- Co jeszcze podnosi koszt etatu
- Co to oznacza dla Ciebie
- Kadry i płace w Akwadrat
- Nasze zdanie
- Najczęstsze pytania
- Źródła
Brutto, netto i koszt pracodawcy: trzy różne kwoty
W umowie o pracę wpisujesz wynagrodzenie brutto. To kwota, od której wszystko się liczy. Pracownik dostaje netto, czyli brutto pomniejszone o jego składki społeczne, składkę zdrowotną i zaliczkę na PIT.
Ty natomiast płacisz brutto plus własne składki. Ta trzecia kwota to koszt pracodawcy, który musisz mieć na koncie co miesiąc.
Przy płacy minimalnej różnica między netto a kosztem pracodawcy wynosi prawie 2200 zł miesięcznie. Pracownik widzi około 3605 zł, a Ty wydajesz około 5790 zł.
Jakie składki płaci pracodawca w 2026 roku
Stopy składek na ubezpieczenia społeczne określa art. 22 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Stopę wypadkową regulują przepisy ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, a składki na Fundusz Pracy i FGŚP odrębne ustawy. Aktualne stopy i podstawy publikuje ZUS na stronie o składkach.
Tak wygląda rozbicie przy płacy minimalnej 4806 zł brutto (wyliczenie składek dla 2026 r.):
| Składnik po stronie pracodawcy | Stopa | Kwota przy 4806 zł |
|---|---|---|
| Ubezpieczenie emerytalne | 9,76% | 469,07 zł |
| Ubezpieczenie rentowe | 6,50% | 312,39 zł |
| Ubezpieczenie wypadkowe | 1,67% | 80,26 zł |
| Fundusz Pracy | 2,45% | 117,75 zł |
| FGŚP | 0,10% | 4,81 zł |
| Razem składki | 20,48% | 984,28 zł |
| Koszt pracodawcy bez PPK | 5790,28 zł | |
| Wpłata podstawowa PPK | 1,5% | 72,09 zł |
| Koszt pracodawcy z PPK | 5862,37 zł |
Stopa wypadkowa 1,67% dotyczy firm zgłaszających do ubezpieczenia do 9 osób, czyli większości małych firm. Większe firmy mają stopę ustalaną indywidualnie, dlatego ich narzut może być wyższy lub niższy.
Płaca minimalna 4806 zł brutto obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. i jest punktem wyjścia dla najtańszego etatu na pełny wymiar.
Ile kosztuje pracownik przy wyższej pensji
Gdy pensja jest wyższa, mnożysz brutto przez 1,2048 (bez PPK) albo przez 1,2198 (z wpłatą podstawową PPK). Dotyczy to firm ze stopą wypadkową 1,67%.
| Wynagrodzenie brutto | Składki pracodawcy | Koszt bez PPK | Koszt z PPK 1,5% |
|---|---|---|---|
| 4806 zł | 984,28 zł | 5790,28 zł | 5862,37 zł |
| 6000 zł | 1228,80 zł | 7228,80 zł | 7318,80 zł |
| 7000 zł | 1433,60 zł | 8433,60 zł | 8538,60 zł |
| 8000 zł | 1638,40 zł | 9638,40 zł | 9758,40 zł |
| 10 000 zł | 2048,00 zł | 12 048,00 zł | 12 198,00 zł |
Przy wysokich pensjach działa limit 30-krotności. Roczna podstawa składek emerytalnej i rentowej w 2026 r. wynosi maksymalnie 282 600 zł, przy prognozowanym przeciętnym wynagrodzeniu 9420 zł. Po przekroczeniu limitu przestajesz płacić te dwie składki, ale wypadkową, Fundusz Pracy i FGŚP płacisz dalej. Miesięczny koszt takiego pracownika zmienia się więc w ciągu roku.
Przykład: mała firma z Targówka zatrudnia dwie osoby
Właściciel jednoosobowej działalności z Targówka prowadzi serwis rowerowy. Od stycznia 2026 r. zatrudnia pomocnika na płacy minimalnej i mechanika za 7000 zł brutto. Firma ma stopę wypadkową 1,67%, obaj pracownicy są w PPK.
- Pomocnik: 4806 zł brutto + 984,28 zł składek + 72,09 zł PPK = 5862,37 zł.
- Mechanik: 7000 zł brutto + 1433,60 zł składek + 105,00 zł PPK = 8538,60 zł.
- Razem miesięcznie: 14 400,97 zł, choć w umowach widnieje łącznie 11 806 zł.
- Razem rocznie: 172 811,64 zł, bez urlopów, chorób i badań.
Różnica między sumą z umów a realnym wydatkiem to prawie 2600 zł miesięcznie. Właśnie tę kwotę trzeba ująć w cenniku usług i w planie płynności.
Uwaga: najczęstszy błąd, jaki widzimy przy planowaniu pierwszego etatu, to liczenie budżetu od kwoty brutto. Właściciel zakłada, że zatrudnienie kosztuje tyle, ile wpisał w umowie, a potem co miesiąc brakuje mu około 20% na składki. Drugi błąd to pominięcie PPK: jeśli pracownik nie złożył deklaracji rezygnacji, firma ma obowiązek dokonywać wpłat.
Co jeszcze podnosi koszt etatu
Składki to koszt stały. Obok nich pojawiają się wydatki, które łatwo przeoczyć w kalkulacji:
- Wstępne badania lekarskie i szkolenie BHP. Pracownik nie może zacząć pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego i wstępnego szkolenia BHP.
- Wynagrodzenie chorobowe. Zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy za pierwsze 33 dni choroby w roku płaci pracodawca, a za pracownika po 50. roku życia 14 dni. Od tego świadczenia nie płacisz składek społecznych.
- Urlop wypoczynkowy. Za 20 lub 26 dni urlopu płacisz pełne wynagrodzenie, a pracy w tym czasie nie ma.
- Szkolenia i rozwój. Część kosztów możesz pokryć ze środków publicznych, sprawdź zasady, jakie opisuje przewodnik dofinansowanie szkoleń z KFS.
- Rekrutacja. Ogłoszenia, czas na rozmowy i wdrożenie to realny wydatek przed pierwszą wypłatą. Dobrze go opisuje artykuł o tym, jak liczyć koszt pozyskania nowego pracownika.
- Zatrudnienie cudzoziemca. Dochodzą formalności legalizacyjne, o których piszemy w tekście o zmianach w zatrudnianiu cudzoziemców.
Koszt może też spaść. Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (art. 104b) zwalnia pracodawcę z Funduszu Pracy i FGŚP m.in. za kobiety po 55. i mężczyzn po 60. roku życia oraz przez 36 miesięcy po powrocie pracownika z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego. Przed zastosowaniem zwolnienia sprawdź aktualne warunki na zus.pl.
Co to oznacza dla Ciebie
Jeśli planujesz pierwszy etat, licz budżet od kosztu pracodawcy, nie od brutto. Do tego dodaj rezerwę na chorobowe i badania.
Pamiętaj, że wynagrodzenia i składki pracodawcy są kosztem firmy. Zasady ich ujęcia opisujemy w artykule o kosztach uzyskania przychodu w 2026 r.. Wpływa to na Twoje zaliczki na podatek dochodowy.
Płaca minimalna rośnie co roku, a razem z nią rosną składki. Kwotę na kolejny rok sprawdzisz na stronie gov.pl o minimalnym wynagrodzeniu. Pracownicy na minimalnej pensji kosztują Cię więcej od 1 stycznia, bez żadnej podwyżki z Twojej strony.
Zatrudnienie pracownika oznacza też nowe obowiązki: zgłoszenie do ZUS, comiesięczną listę płac, deklaracje, PPK i akta osobowe. Przewodnik po nich znajdziesz w tekście o obsłudze kadr i płac w firmie.
Kadry i płace w Akwadrat
W Akwadrat od 2012 roku prowadzimy księgowość i obsługę kadrowo-płacową małych i średnich firm z Warszawy. Przygotowujemy listy płac, deklaracje ZUS i dokumentację kadrową, a przy zatrudnianiu cudzoziemców także oświadczenie o powierzeniu pracy. Współpraca może odbywać się zdalnie, a pierwsza konsultacja jest bezpłatna.
Księgowość na KPIR z VAT kosztuje u nas od 300 do 800 zł miesięcznie, na ryczałcie z VAT od 250 do 700 zł, a księgi handlowe z VAT od 800 do 4000 zł. Cenę obsługi kadrowo-płacowej ustalamy indywidualnie. Szczegóły znajdziesz w cenniku biura Akwadrat.
Nasze zdanie
Właściciel małej firmy zwykle pyta nas o jedną liczbę: ile mnie będzie kosztował ten pracownik. Odpowiedź z kalkulatora to dopiero początek, bo realny koszt zależy od stopy wypadkowej, PPK, zwolnień i limitu 30-krotności.
Dlatego przed zatrudnieniem liczymy z klientem cały rok, a nie jeden miesiąc. Potem przejmujemy listy płac i deklaracje ZUS, żeby przedsiębiorca mógł zająć się prowadzeniem firmy. Każda zmiana płacy minimalnej czy stawek trafia od razu do naszych wyliczeń.
Jeśli szukasz spokoju w kadrach, warto zacząć od rozmowy, zanim podpiszesz pierwszą umowę o pracę.
Agnieszka Kopyłowska
Najczęstsze pytania
Ile wynosi ZUS za pracownika w 2026 roku?
Przy płacy minimalnej 4806 zł brutto składki pracodawcy wynoszą 984,28 zł miesięcznie. To 20,48% brutto przy stopie wypadkowej 1,67%. Przy wyższej pensji mnożysz brutto przez 0,2048.
Czy składka zdrowotna to koszt pracodawcy?
Nie. Składkę zdrowotną 9% finansuje pracownik z własnego wynagrodzenia. Pracodawca ją tylko oblicza, potrąca i przekazuje do ZUS.
Czy PPK jest obowiązkowe dla pracodawcy?
Tak, jeśli pracownik nie zrezygnował z oszczędzania w PPK. Wtedy płacisz wpłatę podstawową co najmniej 1,5% brutto, a dobrowolnie możesz ją podnieść. Wpłata pracodawcy zwiększa koszt zatrudnienia.
Jak szybko policzyć całkowity koszt zatrudnienia?
Pomnóż wynagrodzenie brutto przez 1,2048, a gdy pracownik jest w PPK, przez 1,2198. Dotyczy to firm ze stopą wypadkową 1,67%. Do wyniku dolicz koszty badań, BHP i chorobowego.
Źródła
- Minimalne wynagrodzenie za pracę, gov.pl
- Składki na ubezpieczenia, ZUS
- Minimalna krajowa 2026: ile na rękę, ile kosztuje pracodawcę, Gazeta Prawna
