Nieprawidłowości księgowe, kto ponosi odpowiedzialność - przedsiębiorca, czy jego biuro rachunkowe

Każdy przedsiębiorca, prowadząc firmę, prędzej czy później przekona się, że prowadzenie spraw księgowych czy podatkowych nie jest prostym zadaniem, zwłaszcza w świetle nieustannie zmieniających się przepisów. Większość osób prowadzących firmy, chcąc spać spokojnie, powierza więc swoje sprawy finansowe profesjonalnym biurom rachunkowym. Biura rachunkowe jako podmioty profesjonalnie zajmujące się tego typu działalnością, mają obowiązek dołożyć należytej staranności, z uwzględnieniem zawodowego charakteru prowadzonej działalności, w celu prawidłowego, terminowego wyliczania zobowiązań podatkowych oraz składania odpowiednich deklaracji.

Kwestię nieprawidłowości w rozliczeniach finansowych przeanalizujemy w oparciu o cztery akty prawne – Ordynację Podatkową, Ustawę o Rachunkowości, Kodeks Cywilny oraz Kodeks Karny.

Przedsiębiorcy często pozostają w przekonaniu, że powierzenie obsługi rachunkowej zwalnia ich z jakichkolwiek obowiązków rozliczeniowych działalności oraz odpowiedzialności za nie. Nic bardziej mylnego.

Co dzieje się w przypadku, kiedy np. w wyniku kontroli skarbowej dochodzi do wykrycia nieprawidłowości w rozliczeniach?

Co do zasady biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności przed urzędem skarbowym – taką odpowiedzialność ponosi sam podatnik. Dotyczy to zarówno poprawności realizacji zobowiązań podatkowych, jak i terminowego ich regulowania. Ordynacja podatkowa wyraźnie wskazuje, że to podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania podatkowe. Zarówno za zapłatę lub pobranie i wpłacenie podatku, jak i za złożeniem deklaracji odpowiada tylko podatnik i płatnik. Oznacza to, że bez względu na treść umowy z biurem rachunkowym podatnik nie może przenieść odpowiedzialności względem organów podatkowych za złożenie deklaracji i za zapłatę podatków.

Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości z 29.09.1994 odpowiedzialność za błędy w księgach rachunkowych jednostki, zaległości podatkowe oraz ZUS, ponosi kierownik jednostki. Kim jest kierownik jednostki? W zależności od formy prawnej prowadzonej działalności, mogą to być wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd, komplementariusze prowadzący sprawy spółki, likwidator czy syndyk. W przypadku gdy działalność jest prowadzona w formie indywidualnej działalności gospodarczej, odpowiedzialność ponosi osoba fizyczna, która ją prowadzi.

Skąd taka regulacja prawna? Biuro rachunkowe prowadzi rachunkowość na podstawie dokumentów dostarczonych przez przedsiębiorcę. Jeśli komplet dokumentów jest niepełny lub nieprawidłowy, jeśli klient zatai pewne niewygodne dla niego informacje, rozliczenie nie zostanie przeprowadzone w prawidłowy sposób z winy przedsiębiorcy.

Należy pamiętać, że kluczową sprawą jest umowa zawarta pomiędzy przedsiębiorcą lub spółką a biurem rachunkowym i dokładne określenie w niej obowiązków biura rachunkowego. Dokładne sprecyzowanie warunków współpracy leży zarówno w interesie biura, jak i w interesie klienta. Jeśli wymienione zadania zostaną wykonane przez biuro w nienależyty sposób lub nie zostaną wykonane wcale, a klient poniesie z tego tytułu konsekwencje karno – skarbowe, może wystąpić na drodze cywilnej o odszkodowanie, na podstawie artykułu 471 Kodeksu Cywilnego, a punktem odniesienia będzie zawarta przez strony umowa. Na biurze rachunkowym ciąży więc odpowiedzialność odszkodowawcza. Każde biuro rachunkowe musi posiadać obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za wyrządzone szkody. Odszkodowanie wypłacane jest przez ubezpieczyciela i klient nie musi martwić się ewentualną niewypłacalnością biura. Warto jednak zwrócić uwagę, że we wspomnianym artykule 471 Kodeksu cywilnego podkreślono, że dłużnik (w tym wypadku biuro rachunkowe) nie ponosi odpowiedzialności, jeżeli niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Odpowiedzialność biura rachunkowego określa też Kodeks Karny w art. 9 § 3, w którym mowa jest o sprawczej odpowiedzialności. Tego rodzaju odpowiedzialność ponoszą te podmioty, które prowadzą sprawy gospodarcze innego podmiotu – do tej grupy wliczamy oczywiście biura rachunkowe. Z kolei zgodnie z art. 303 k.k., kto wyrządza szkodę majątkową osobie fizycznej, prawnej albo jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, przez nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny, niezgodny z prawdą, np. niszcząc, usuwając, podrabiając dokumenty dotyczące tej działalności, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

Podsumowując – powierzenie prowadzenia rachunkowości firmy biuru rachunkowemu jest często najlepszym rozwiązaniem, ponieważ wszystkie rachunki i podatki znajdują się rękach profesjonalistów. Decydując się jednak na wybór jednostki, warto zasięgnąć rady i opinii innych klientów. Dodatkowo warto wcześniej sprawdzić, czy biuro posiada ubezpieczenie OC od prowadzonej przez siebie działalności. Taka informacja to znak, że biuro poważnie podchodzi do kwestii odpowiedzialności za swoją pracę.