Облік робочого часу має містити конкретні поля: час початку й закінчення роботи, кількість відпрацьованих годин, надурочні та нічні години, чергування із зазначенням місця, а також вид і тривалість відсутності на роботі. Найкраще вести його в електронному вигляді з можливістю експорту в PDF та резервним копіюванням. Правовою основою є зведений текст розпорядження про документацію працівників та рекомендації Державної інспекції праці (Państwowa Inspekcja Pracy, PIP).
Коротко:
- Облік робочого часу має містити час початку й закінчення роботи, надурочні та нічні години, чергування й відсутності відповідно до положень розпорядження та рекомендацій PIP.
- Роботодавець повинен вести його в електронному вигляді з обмеженим доступом, історією змін і можливістю експорту в PDF, щоб зберігати цілісність даних і дотримуватися вимог Загального регламенту про захист даних (RODO).
- Закривайте облік щомісяця до виплати зарплати, не редагуйте вже збережені дані та регулярно звіряйте їх із системами реєстрації входу, щоб уникати розбіжностей і помилок.
- Плутати облік робочого часу зі списком присутності — поширена помилка. Щоб її уникнути й захистити персональні дані працівників, ведіть ці документи окремо та не відкривайте всім доступ до відомостей про відсутності.
- У більших колективах паперовий облік складно захистити, і він неточно відображає фактичний робочий час. Тому краще користуватися електронними системами або послугами фахівців.
Зміст
- Що має містити облік робочого часу: формальні вимоги та поля картки
- Як вести облік у малій компанії: крок за кроком
- Електронний чи паперовий облік: вимоги, RODO та практичні поради
- Зберігання документації та строки архівного зберігання
- Найпоширеніші помилки та що перевіряє PIP
- Досвід Akwadrat: як ми допомагаємо впорядкувати облік робочого часу
- Кадрово-зарплатне обслуговування Akwadrat: порядок в обліку без Вашої участі
- Де знайти нормативні вимоги та зразки документів
- Джерела
- Поширені запитання
Що має містити облік робочого часу: формальні вимоги та поля картки
Багато підприємців вважають, що список присутності й облік робочого часу — це те саме. Під час перевірки така помилка може дорого коштувати. PIP чітко розмежовує ці два документи: облік обов’язковий і потрібний для правильного розрахунку зарплати, а список присутності — внутрішній інструмент, форму якого законодавство не регулює. Саме так пояснює Державна інспекція праці.
Перелік даних, які має містити облікова картка, визначає §6 розпорядження Міністра сім’ї, праці та соціальної політики про документацію працівників. Зведений текст розпорядження містить конкретні відомості, які Ви повинні фіксувати для кожного працівника:
- кількість відпрацьованих годин разом із часом початку й закінчення роботи,
- кількість годин, відпрацьованих у нічний час,
- кількість надурочних годин,
- вільні від роботи дні із зазначенням підстави їх надання,
- години чергування разом із місцем його проведення,
- вид і тривалість звільнень від роботи та інших відсутностей на роботі.
До цього додається норма робочого часу, що випливає зі ст. 149 Трудового кодексу. Вона зобов’язує роботодавця вести облік так, щоб можна було визначити зарплату та інші виплати, пов’язані з роботою. Без цих даних Ви не зможете правильно розрахувати ні доплату за надурочну роботу, ні компенсацію за невикористану відпустку.
Запам’ятайте одне правило: у списку присутності не зазначайте вид відсутності. Це порушує правила захисту персональних даних, на що звертає увагу Державна інспекція праці. Позначки «щорічна відпустка» або «лікарняний» у списку, який бачать усі, відкривають відомості про здоров’я чи особисті обставини працівника людям, які не мають права їх знати. Зручна облікова картка повинна мати окремі колонки для часу початку й закінчення роботи, кількості годин за нормою, надурочних і нічних годин, чергувань та коду відсутності. Вести її потрібно в системі з обмеженим доступом.
Як вести облік у малій компанії: крок за кроком
Щоб налагодити належний облік, дороге програмне забезпечення не потрібне. Потрібні послідовність і кілька рішень на початку.
- Визначте систему та обліковий період робочого часу для кожної групи працівників. Для тих, хто працює позмінно, та штатних офісних працівників облікові періоди можуть відрізнятися.
- Виберіть форму реєстрації: паперову картку, електронну таблицю або систему реєстрації входу. Зафіксуйте це рішення в правилах внутрішнього трудового розпорядку.
- Визначте, як працівники підтверджуватимуть присутність: наприклад, підписом, PIN-кодом або через мобільний застосунок із геолокацією для виїзної роботи.
- Збирайте заяви щодо надурочної роботи, чергувань і відсутностей постійно, а не наприкінці місяця.
- Закривайте облік щомісяця до строку виплати зарплати та експортуйте дані до платіжної відомості.
- Архівуйте закриту версію із зазначенням дати й особи, відповідальної за її складання.
Розгляньмо приклад невеликої графічної студії у варшавському районі Таргувек, де п’ятеро людей працюють на повну ставку. Власниця вела облік в електронній таблиці без блокування редагування. Під час перевірки виявилося, що у двох працівників час закінчення роботи не збігався з даними системи входу до корпоративної мережі. Розбіжність становила по 15 хвилин на день, що за п’яти працівників і 21 робочого дня на місяць дало різницю приблизно 26 годин на місяць у розрахунку надурочної роботи. Закритий файл із паролем та історією змін усуває цю проблему.
Порада фахівця: Закривайте облік за місяць не пізніше ніж за день до складання платіжної відомості й не редагуйте закриті записи. Замість виправлення додавайте коригувальний запис із датою та підписом.
Увага: найпоширеніша помилка, яку ми бачимо у клієнтів Akwadrat, — вести облік «у пам’яті» й заповнювати його лише перед виплатою зарплати. Тоді вже ніхто не пам’ятає, хто чергував, а хто просто працював надурочно, і розрахунки роблять на око.
Електронний чи паперовий облік: вимоги, RODO та практичні поради
Законодавство не встановлює конкретної форми обліку, але визначає вимоги до його електронної версії. Документ має зберігати цілісність: довільні зміни не повинні залишатися без сліду. Він також має бути доступним для перегляду в разі перевірки або спору з працівником.
На практиці належний електронний облік передбачає:
- доступ лише для осіб, які відповідають за кадри та заробітну плату, а не для всіх працівників,
- історію змін із датою, часом та ідентифікатором особи, яка внесла коригування,
- можливість сформувати читабельний документ у PDF для друку на вимогу Державної інспекції праці,
- регулярне резервне копіювання зі зберіганням копії поза основною системою.
Належний облік робочого часу — документ, який Державна інспекція праці перевіряє першим під час перевірки робочого часу. Якщо Ви не можете за кілька хвилин роздрукувати записи за останні три місяці для зазначеного працівника, система працює не так, як повинна.
Окреме питання — дистанційна та позмінна робота. За дистанційної роботи облік має фіксувати фактичний час виконання обов’язків, а не лише заявлену готовність працювати. Про це ми докладніше писали у статті про обов’язки роботодавців за дистанційної роботи. За позмінної роботи потрібно зазначати, яку саме зміну й у які години працівник фактично відпрацював, адже від цього залежить доплата за роботу в нічний час.
Паперова облікова картка залишається законною, і для мікрокомпанії з одним або двома працівниками її може бути достатньо. Проблеми починаються, коли колектив більший: ручне перенесення даних до платіжної відомості спричиняє помилки, а паперові документи складніше захистити від стороннього доступу. Це має значення для дотримання RODO.
Зберігання документації та строки архівного зберігання
Облік робочого часу є частиною документації працівників, тому його зберігають за тими самими правилами, що й інші кадрові документи. Згідно з інформацією на порталі Biznes, Ви зберігаєте документацію працівника протягом усього періоду працевлаштування та ще 10 років від кінця календарного року, в якому припинилися трудові відносини.
На практиці для Вашої компанії це означає такі правила:
- відраховуйте 10 років від 1 січня року, наступного за роком звільнення працівника, а не від дня розірвання договору,
- для частини документації, створеної до змін 2019 року, можуть діяти довші строки зберігання, якщо вона потрібна для визначення пенсійних прав. Якщо маєте сумніви, перевірте чинні норми на gov.pl,
- після закінчення строку зберігання документацію потрібно знищити так, щоб її неможливо було відновити, якщо працівник не забрав її раніше.
За електронного архівування зберігайте копії у двох незалежних місцях, наприклад на сервері компанії та у хмарі із шифрованим доступом. Паперові документи сортуйте за роками й зберігайте в місці, захищеному від вологи та стороннього доступу. Сортування й архівування документів — одна з послуг на ринку для клієнтів, які не мають часу самостійно впорядковувати цю документацію.
Найпоширеніші помилки та що перевіряє PIP
Під час перевірок обліку робочого часу Державна інспекція праці регулярно виявляє ті самі помилки. Знаючи їх, Ви можете виправити документацію до того, як на них вкаже інспектор.
- не зазначено години чергування та місце його проведення, хоча цього вимагає зведений текст розпорядження про документацію працівників,
- години понад погоджену тривалість роботи за неповної ставки плутають із надурочними годинами, через що неправильно розраховують доплату,
- записи редагують без збереження історії змін, що в разі спору з працівником ставить під сумнів достовірність усього обліку,
- дані обліку та списку присутності не збігаються, коли компанія веде обидва документи, але не оновлює їх одночасно,
- нічні години не обліковують, хоча від них залежить розмір доплати.
Якщо Ви знайшли помилку у своєму обліку, не видаляйте запис. Додайте коригувальний запис із датою, поясненням причини та підписом особи, яка внесла зміну. Попередній запис збережіть в історії.
Порада фахівця: Раз на квартал звіряйте вибірку облікових записів із даними системи входу до мережі або графіком змін. Це найшвидший спосіб знайти розбіжності раніше за інспектора.
Досвід Akwadrat: як ми допомагаємо впорядкувати облік робочого часу
Працюючи з компаніями з районів Таргувек, Бродно та Прага, ми найчастіше бачимо одну проблему: облік є, але ніхто не впевнений, що він витримає перевірку. Підприємці витрачають години на ручне перенесення даних до платіжних відомостей, а сумніви щодо надурочної роботи чи чергувань усе одно залишаються.
Упорядкований облік — не формальність заради формальності. Це документ, який захищає Вас, коли працівник вимагає оплати надурочної роботи, а також під час перевірки, де має значення кожна колонка картки. На консультації ми перевіряємо, чи відповідає Ваш облік вимогам розпорядження. Вона триває менше, ніж побоюється більшість людей, і показує реальні ризики.
— Agnieszka Kopyłowska
Кадрово-зарплатне обслуговування Akwadrat: порядок в обліку без Вашої участі
Вести облік робочого часу відповідно до законодавства — це витрачати час, який Ви воліли б присвятити клієнтам, а не колонкам у таблиці. В Akwadrat ми беремо цю відповідальність на себе в межах кадрово-зарплатного обслуговування: ведемо платіжні відомості, декларації до Управління соціального страхування (ZUS) та кадрову документацію, зокрема облік робочого часу, готовий до експорту й перевірки.
Ми також сортуємо й архівуємо документи, щоб під час перевірки PIP не доводилося шукати папку трирічної давності. Повний перелік послуг та умови кадрово-зарплатного обслуговування Ви знайдете на сторінці послуг Akwadrat, а ціни на повний бухгалтерський облік та інші бухгалтерські послуги — у прайс-листі Akwadrat. Якщо хочете перевірити, чи витримає Ваш нинішній облік перевірку, напишіть нам і запишіться на безкоштовну консультацію, перш ніж це за Вас зробить інспектор.
Де знайти нормативні вимоги та зразки документів
Замість того щоб вести облік на основі припущень, звертайтеся до першоджерел, які самі є правовою основою. Нижче наведено документи, на яких ґрунтується цей посібник.
- зведений текст розпорядження про документацію працівників, де Ви знайдете повний перелік обов’язкових елементів обліку з §6,
- роз’яснення PIP про різницю між обліком робочого часу та списком присутності, яке допоможе визначити, що можна зазначати у списку, доступному всьому колективу,
- посібник PIP про робочий час із правилами розрахунку надурочних годин та облікових періодів,
- Biznes, де Ви можете перевірити чинні строки архівного зберігання.
Щоб порівняти системи для обліку робочого часу та кадрових розрахунків, Ви також можете звернутися до .
Джерела
- Повідомлення Міністра сім’ї, праці та соціальної політики про зведений текст розпорядження про документацію працівників
- Яка різниця між обліком робочого часу та списком присутності? — Державна інспекція праці
- Biznes
- Робочий час — Державна інспекція праці
Поширені запитання
Як потрібно вести облік робочого часу?
Ведіть облік у паперовому або електронному вигляді. Для кожного працівника фіксуйте час початку й закінчення роботи, надурочні та нічні години, чергування й відсутності в обсязі, визначеному зведеним текстом розпорядження про документацію працівників. Закривайте облік щомісяця до складання платіжної відомості та зберігайте історію всіх коригувань.
Де знайти зразок обліку робочого часу?
Єдиної офіційної форми облікової картки немає, але вона має містити елементи, зазначені в §6 розпорядження про документацію працівників. Його зведений текст доступний на сайті Сейму. Практичні зразки таблиць Ви також знайдете на порталі biznes.gov.pl у розділі про документацію працівників.
Чи обов’язково вести облік робочого часу?
Так, обов’язок роботодавця вести облік робочого часу встановлює ст. 149 Трудового кодексу та уточнює розпорядження про документацію працівників. Він стосується кожного працівника, працевлаштованого за трудовим договором, незалежно від розміру компанії.
Хто веде облік робочого часу?
За ведення обліку відповідає роботодавець. На практиці цим займається працівник або відділ кадрів чи бухгалтерське бюро, яке надає компанії кадрово-зарплатне обслуговування. В Akwadrat облік є частиною кадрово-зарплатного обслуговування, яке ми беремо на себе замість клієнтів.
Рекомендовані матеріали
- Революція в обчисленні трудового стажу — що саме змінюється у Трудовому кодексі?
- Зміни в законодавстві про працевлаштування у 2025 році. Основна інформація для роботодавців і працівників
- Зміни у працевлаштуванні іноземців з 1 січня 2025 р.
- Дистанційна робота — нові обов’язки роботодавців з 7 квітня 2023 р.
