Учет рабочего времени в компании: что нужно и как его вести

Учет рабочего времени в компании: что нужно и как его вести
Ilustracja kart ewidencji czasu pracy
Узнайте, как вести учет рабочего времени, какие поля обязательны и как перейти на электронный учет с экспортом в PDF в соответствии с рекомендациями PIP.

Учет рабочего времени должен содержать конкретные сведения: время начала и окончания работы, количество отработанных часов, сверхурочные и ночные часы, дежурства с указанием места, а также виды и продолжительность отсутствий. Лучше вести его в электронном виде, с возможностью экспорта в PDF и резервным копированием. Правовую основу составляют сводный текст постановления о документации работников и рекомендации Государственной инспекции труда (Państwowa Inspekcja Pracy, PIP).

Кратко:

  • В учете рабочего времени нужно указывать время начала и окончания работы, сверхурочные и ночные часы, дежурства и отсутствия в соответствии с постановлением и рекомендациями PIP.
  • Работодателю следует вести учет в электронном виде, с ограниченным доступом, историей изменений и возможностью экспорта в PDF, чтобы сохранить целостность данных и соблюдать требования Общего регламента по защите данных (RODO).
  • Закрывайте учет каждый месяц перед выплатой зарплаты, не редактируйте сохраненные данные и регулярно сверяйте их с системами регистрации входа, чтобы избежать расхождений и ошибок.
  • Учет рабочего времени часто путают с листом присутствия. Чтобы избежать этой ошибки, ведите документы отдельно и не размещайте сведения об отсутствиях в общем доступе: это защищает персональные данные работников.
  • При большом количестве работников бумажный учет сложно защитить, и он неточно отражает фактическое рабочее время. Поэтому лучше использовать электронные системы или услуги специалистов.
Akwadrat
Наладьте кадровое обслуживание и расчет заработной платы
Akwadrat помогает малым и средним компаниям рассчитывать зарплату и налоги, выполняя работу тщательно и в срок.

Узнайте об услугах Akwadrat

Содержание

Что должен содержать учет рабочего времени: требования и поля карточки

Многие предприниматели считают, что лист присутствия и учет рабочего времени — одно и то же. При проверке эта ошибка обходится дорого. PIP четко разграничивает эти документы: учет обязателен и нужен для правильного расчета зарплаты, а лист присутствия служит внутренним инструментом, форму которого закон не регулирует. Это разъясняет Государственная инспекция труда.

Перечень обязательных данных в карточке учета установлен в §6 постановления Министра семьи, труда и социальной политики о документации работников. В сводном тексте постановления перечислены сведения, которые Вы должны фиксировать по каждому работнику:

  • количество отработанных часов с указанием времени начала и окончания работы,
  • количество часов, отработанных ночью,
  • количество сверхурочных часов,
  • свободные от работы дни с указанием основания их предоставления,
  • часы дежурства с указанием места его прохождения,
  • виды и продолжительность освобождений от работы и других отсутствий.

Также действует норма об учете рабочего времени из ст. 149 Трудового кодекса (Kodeks pracy). Она обязывает работодателя вести учет так, чтобы на его основе можно было рассчитать зарплату и другие выплаты, связанные с работой. Без этих данных Вы не сможете правильно рассчитать ни доплату за сверхурочную работу, ни компенсацию за отпуск.

Запомните одно правило: в листе присутствия нельзя указывать вид отсутствия, поскольку это нарушает правила защиты персональных данных. На это обращает внимание Государственная инспекция труда. Записи «ежегодный отпуск» или «больничный» в доступном всем листе раскрывают сведения о здоровье или личной ситуации работника людям, которые не имеют права их видеть. В удобной карточке учета должны быть отдельные колонки для времени начала и окончания работы, количества часов по норме, сверхурочных и ночных часов, дежурств и кода отсутствия. Вести их следует в системе с ограниченным доступом.

Отдельное ведение листа присутствия и подробных данных

Как вести учет в небольшой компании: пошаговая инструкция

Чтобы наладить учет, не нужна дорогая программа. Нужны последовательность и несколько решений на старте.

  1. Установите систему учета рабочего времени и учетный период для каждой группы работников: у сменных и офисных работников учетные периоды могут отличаться.
  2. Выберите способ регистрации: бумажная карточка, электронная таблица или система с регистрацией входа. Закрепите это решение в правилах внутреннего трудового распорядка.
  3. Установите порядок подтверждения присутствия, например подпись, PIN-код или мобильное приложение с геолокацией для выездной работы.
  4. Собирайте заявления на сверхурочную работу, дежурства и отсутствия по мере поступления, а не в конце месяца.
  5. Закрывайте учет каждый месяц до срока выплаты зарплаты и экспортируйте данные в расчетную ведомость.
  6. Сохраняйте закрытую версию в архиве, указывая дату и ответственного за ее составление.

Возьмем небольшую студию графического дизайна в варшавском районе Таргувек, где пять человек работают на полную ставку. Владелица вела учет в электронной таблице без блокировки редактирования. При проверке выяснилось, что у двух работников время окончания работы не совпадало с данными системы входа в корпоративную сеть. Расхождение составляло по 15 минут в день, что при пяти работниках и 21 рабочем дне в месяце дало разницу около 26 часов в месяц при расчете сверхурочных. Закрытый файл с защитой паролем и историей изменений устраняет эту проблему.

Совет специалиста: Закрывайте учет за месяц не позднее чем за день до составления расчетной ведомости. Не редактируйте закрытые записи: вместо этого добавляйте корректировку с датой и подписью.

Внимание: самая частая ошибка, которую мы видим у клиентов Akwadrat, — вести учет «в голове», а заполнять его только перед выплатой зарплаты. К этому времени уже никто не помнит, кто дежурил, а кто работал сверхурочно, и расчет делают на глаз.

Электронный или бумажный учет: требования, RODO и практические рекомендации

Закон не предписывает конкретную форму учета, но устанавливает требования к электронной версии. Документ должен сохранять целостность: нельзя допускать произвольных изменений без следа. Он также должен быть доступен для просмотра при проверке или споре с работником.

На практике правильно организованный электронный учет предусматривает:

  • доступ только для тех, кто отвечает за кадры и заработную плату, а не для всех работников,
  • историю изменений с датой, временем и идентификатором человека, внесшего корректировку,
  • возможность сформировать читаемую распечатку в PDF для проверки Государственной инспекции труда,
  • регулярное создание резервной копии, которая хранится вне основной системы.

При проверке рабочего времени Государственная инспекция труда в первую очередь проверяет документ, в котором ведется его учет. Если Вы не можете за несколько минут распечатать записи за последние три месяца по указанному работнику, система работает не так, как должна.

Отдельный вопрос — дистанционная и сменная работа. При дистанционной работе нужно учитывать фактическое время выполнения обязанностей, а не только заявленную готовность к работе. Подробнее об этом мы писали в статье об обязанностях работодателей при дистанционной работе. При сменной работе необходимо фиксировать, какую смену и в какие часы работник фактически отработал: от этого зависит доплата за ночную работу.

Бумажная карточка учета по-прежнему допустима по закону, и для микрокомпании с одним или двумя работниками ее бывает достаточно. Проблемы начинаются, когда коллектив растет: при ручном переносе данных в расчетную ведомость возникают ошибки, а бумажные документы сложнее защитить от посторонних. Это имеет значение для соблюдения RODO.

Хранение документации и сроки архивного хранения

Учет рабочего времени входит в документацию работников, поэтому хранить его нужно по тем же правилам, что и остальные кадровые документы. Согласно информации на портале Biznes, документацию работников Вы храните весь период трудоустройства и еще 10 лет с конца календарного года, в котором прекратились трудовые отношения.

Для Вашей компании это означает следующие правила:

  • отсчитывайте 10 лет с 1 января года, следующего за годом увольнения работника, а не со дня расторжения договора,
  • для части документации, составленной до изменений 2019 года, могут действовать более длительные сроки хранения, если она нужна для определения пенсионных прав. При сомнениях проверьте действующие нормы на gov.pl,
  • после истечения срока хранения документы нужно уничтожить так, чтобы их нельзя было восстановить, если работник не забрал их раньше.

При электронном архивировании храните копии в двух независимых местах, например на сервере компании и в облаке с шифрованным доступом. Бумажные документы распределяйте по годам и храните в месте, защищенном от влаги и доступа посторонних. Сортировка и архивирование документов — одна из услуг, доступных на рынке тем, у кого нет времени самостоятельно приводить эту документацию в порядок.

Частые ошибки и что проверяет PIP

При проверках учета рабочего времени Государственная инспекция труда регулярно выявляет одни и те же ошибки. Зная о них, Вы сможете исправить документацию до того, как нарушения обнаружит инспектор.

  • не указаны часы дежурства и место его прохождения, хотя этого требует сводный текст постановления о документации работников,
  • часы сверх установленной неполной ставки (godziny ponadwymiarowe) путают со сверхурочными, из-за чего неверно рассчитывают доплату,
  • записи редактируют без сохранения истории изменений, что при споре с работником ставит под сомнение достоверность всего учета,
  • данные учета расходятся с листом присутствия, когда компания ведет оба документа, но не обновляет их одновременно,
  • не ведется учет ночных часов, хотя он влияет на размер доплаты.

Если Вы нашли ошибку в своем учете, не удаляйте запись. Добавьте корректировку с датой, описанием причины и подписью человека, внесшего изменение. Сохраните прежнюю запись в истории.

Совет специалиста: Раз в квартал выборочно сверяйте записи учета с системой входа в сеть или графиком смен. Это самый быстрый способ обнаружить расхождения раньше инспектора.

Опыт Akwadrat: как мы помогаем наладить учет рабочего времени

Работая с компаниями из районов Таргувек, Бродно и Прага, мы чаще всего видим одну проблему: учет ведется, но никто не уверен, что он выдержит проверку. Предприниматели тратят часы на ручной перенос данных в расчетные ведомости, а вопросы по сверхурочной работе и дежурствам все равно остаются.

Правильно оформленный учет — не формальность ради формальности. Это документ, который защищает Вас, если работник требует оплатить сверхурочную работу или проходит проверка, где значение имеет каждая колонка карточки. На консультации мы проверяем, соответствует ли Ваш учет требованиям постановления. Она занимает меньше времени, чем многие опасаются, и показывает, где есть реальные риски.

— Агнешка Копыловска

Кадровое обслуживание и расчет заработной платы в Akwadrat: порядок в учете без Вашего участия

Учет рабочего времени по всем правилам отнимает время, которое Вы предпочли бы посвятить клиентам, а не колонкам в таблице. В Akwadrat мы берем эту работу на себя в рамках услуги кадровое обслуживание и расчет заработной платы: ведем расчетные ведомости, декларации для Управления социального страхования (ZUS) и кадровую документацию. Сюда входит и учет рабочего времени, готовый к экспорту и проверке.

Akwadrat

Мы также сортируем и архивируем документы, чтобы при проверке PIP не пришлось искать папку за позапрошлые три года. Полный перечень услуг и условия кадрового обслуживания и расчета заработной платы Вы найдете на странице услуг Akwadrat, а цены на полный бухгалтерский учет и другие бухгалтерские услуги — в прайс-листе Akwadrat. Если Вы хотите проверить, выдержит ли Ваш нынешний учет проверку, напишите нам и запишитесь на бесплатную консультацию, прежде чем это за Вас проверит инспектор.

Где найти нормативные требования и образцы документов

Вместо того чтобы вести учет на основе догадок, обращайтесь к первоисточникам, которые сами служат правовой основой. Ниже приведены документы, на которых основано это руководство.

Чтобы сравнить системы для учета рабочего времени и кадровых расчетов, Вы также можете обратиться к .

Источники

Часто задаваемые вопросы

Как нужно вести учет рабочего времени?

Ведите учет на бумаге или в электронном виде. По каждому работнику фиксируйте время начала и окончания работы, сверхурочные и ночные часы, дежурства и отсутствия в объеме, указанном в сводном тексте постановления о документации работников. Закрывайте учет ежемесячно до составления расчетной ведомости и сохраняйте историю всех корректировок.

Где найти образец учета рабочего времени?

Единой официальной формы карточки учета нет, но она должна содержать сведения, перечисленные в §6 постановления о документации работников. Его сводный текст доступен на сайте Сейма. Практические образцы таблиц Вы также найдете на портале biznes.gov.pl в разделе о документации работников.

Обязательно ли вести учет рабочего времени?

Да, работодатель обязан вести учет рабочего времени на основании ст. 149 Трудового кодекса. Подробные требования установлены в постановлении о документации работников. Обязанность распространяется на каждого работника, принятого по трудовому договору, независимо от размера компании.

Кто ведет учет рабочего времени?

За учет отвечает работодатель. На практике его ведет сотрудник или отдел кадров либо бухгалтерское бюро, которое выполняет кадровое обслуживание и расчет заработной платы для компании. В Akwadrat учет входит в кадровое обслуживание и расчет заработной платы: мы ведем его за наших клиентов.

Рекомендуем

Поделиться этой статьей

Подпишитесь на нашу рассылку

Получайте обновления новостей рынка

Другие статьи

Поговорите с нашим бухгалтером

Узнайте подробности предложения для Вашей компании

бесплатная консультация
Команда из трех бухгалтеров из бухгалтерского бюро «Аквадрат» в Варшаве, район Таргувек