Rewolucja w liczeniu stażu pracy — co dokładnie zmienia się w Kodeksie pracy?

Wprowadzenie

Sejm Rzeczypospolitej przyjął projekt nowelizacji Kodeksu pracy, który przynosi jedne z bardziej znaczących zmian w zakresie stażu pracy od lat. Nowe regulacje, przewidziane do wejścia w życie od 2026 roku, rozszerzają katalog okresów, które mogą być zaliczane do stażu pracy, a więc wpływają na uprawnienia pracownicze, takie jak wymiar urlopu, dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe czy długość okresów wypowiedzenia.
Celem proponowanych rozwiązań jest — w ocenie autorów — wyrównanie szans osób pracujących w różnej formie zatrudnienia: etacie, umowach cywilnoprawnych, samozatrudnieniu i innych. Poniżej przedstawiam szczegóły najważniejszych zmian, potencjalne korzyści i wyzwania — oraz praktyczne wskazówki dla pracowników i pracodawców.

Kluczowe zmiany — co będzie wliczane do stażu pracy?

Nowe przepisy (projektowane zmiany) przewidują, że do stażu pracy będą zaliczane — oprócz klasycznych okresów zatrudnienia na umowę o pracę — także następujące formy aktywności (o ile w danym okresie dana osoba podlegała ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym lub inne przesłanki dokumentacyjne zostały spełnione):

1. okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej;
2. okresy współpracy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą;
3. okresy wykonywania umów-zlecenia lub umów o świadczenie usług;
4. okresy wykonywania umów agencyjnych;
5. okresy pracy jako osoba współpracująca;
6. okresy członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej oraz spółdzielni kółek rolniczych;
7. okresy pracy za granicą (innej niż zatrudnienie na umowę o pracę), o ile były to okresy zarobkowe;
8. odpłatna praca wykonywana przez skazanego — w zakresie niemieszczącym się w umowie o pracę lub umowie o dzieło;
9. czas zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem (o ile w tym czasie opłacane były odpowiednie składki).

Jednak pewne okresy nie będą wliczane do stażu pracy, zgodnie z projektem: m.in. umowa o dzieło, działalność nierejestrowana, okresy wolontariatu czy praktyki studenckie.
Zmiany te oznaczają znaczące rozszerzenie definicji „okresu zatrudnienia” w kontekście praw pracowniczych.

Działanie wsteczne, terminy i warunki dokumentacyjne

Jednym z kluczowych aspektów tego projektu jest to, że przepisy mają działać wstecz: czyli okresy sprzed wejścia ustawy także będą mogły być uznane do stażu pracy, jeśli zostaną odpowiednio udokumentowane. Jednak nowa ustawa nie zapomina o praktycznych uwarunkowaniach — pracownik, który chce skorzystać z tych rozwiązań, musi:

1. przedłożyć pracodawcy dokumenty potwierdzające te dodatkowe okresy (np. zaświadczenia z ZUS, inne dokumenty);
2. zrobić to w określonym terminie — 24 miesiące od wejścia w życie ustawy.

Wejście w życie nowych przepisów zostało zaprojektowane w sposób zróżnicowany:

1. dla sektora publicznego: od 1 stycznia 2026 r.;
2. dla sektora prywatnego: od pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy.

Uprawnienia pracownicze wynikające z nowego, rozszerzonego stażu będą przysługiwały od dnia wejścia w życie nowej ustawy.
Warto dodać, że okresy nowo „zaliczane” do stażu nie będą jednak wliczane w przypadku naborów na stanowiska ogłoszone przed wejściem w życie ustawy (czyli nie będą miały zastosowania do konkursów ogłoszonych wcześniej).

Konsekwencje — kto zyska, a jakie wyzwania dla pracodawców

Dla pracowników / pracujących „po cywilnemu” / przedsiębiorców

1. Osoby, które przez lata pracowały na umowach zlecenia lub prowadziły działalność gospodarczą, mogą znacząco podnieść swój staż pracy „na papierze”. Dzięki temu szybciej nabędą prawo do dłuższego urlopu (z 20 do 26 dni) czy dodatków stażowych.
2. Szacuje się, że z nowych przepisów może skorzystać nawet 2 miliony osób.
3. Nowe prawo poprawia sytuację wielu tzw. „etatowców od pierwszego dnia”, którzy zaczynali z minimalnym stażem mimo wieloletniej pracy w trybie freelancingu, zleceń itp.
4. Możliwość uzyskania większych uprawnień, takich jak dłuższy urlop, lepsze warunki wypowiedzenia czy dodatki jubileuszowe.

Dla pracodawców / administracji kadrowej

1. Konieczność zweryfikowania dotychczasowego stażu pracowników po wejściu w życie ustawy, uwzględniając ich deklaracje i dokumenty — to może oznaczać spory nakład pracy administracyjnej.
2. Trzeba przygotować procedury dotyczące zbierania dokumentów potwierdzających okresy pracy (np. z ZUS, inne zaświadczenia, dokumenty z kontrahentów).
3. W niektórych sytuacjach może dojść do konieczności korekt w politykach kadrowych, regulaminach wewnętrznych albo porozumieniach zakładowych.
4. Ryzyko sporów sądowych lub roszczeń od pracowników, którzy uznają, że ich staż został niewłaściwie wyliczony lub pominięty — szczególnie jeśli dokumentacja jest niekompletna lub budzi wątpliwości.
5. Konieczne zmiany informatyczne w systemach kadrowo-płacowych, aby uwzględniać nowe typy okresów zaliczanych do stażu.

Kilka przykładów obrazujących skalę zmian

1. Pracownik, który miał 7 lat stażu pracy (na umowie o pracę) oraz udokumentowane 4 lata pracy na umowie-zlecenie, po nowelizacji może mieć pełny 11-letni staż, co daje mu prawo do 26 dni urlopu (zamiast dotychczasowych 20).
2. Osoba prowadząca firmę przez wiele lat — nawet gdy nie miała formalnego etatu — mogła dotychczas „stracić” ten czas w świetle przepisów o stażu. Nowe przepisy prawdopodobnie zmienią to podejście.
3. W administracji publicznej oraz w służbach mundurowych nowe przepisy mogą także wpływać na dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe i zasady awansu, jeśli dana osoba miała okresy zaliczane obecnie jako „pozaetatowe”.

Uwagi krytyczne i potencjalne ryzyka

1. W praktyce dokumentowanie okresów sprzed lat bywa trudne — mogą się pojawić luki w dokumentacji, brak potwierdzeń z ZUS, dokumenty zagubione — to może ograniczyć możliwość uznania niektórych okresów.
2. Możliwe będą spory sądowe — pracownicy mogą wnosić roszczenia za zaległości, jeśli zostaną uznane ich dotychczas pominięte okresy.
3. Pracodawcy obawiają się dodatkowego kosztu i obciążenia administracyjnego, szczególnie w firmach dużych, z liczną załogą.
4. W niektórych formach zatrudnienia (np. praca nierejestrowana, umowy o dzieło, wolontariat) nadal nie będzie możliwe wliczenie do stażu, co budzi pytania o granice sprawiedliwości społecznej.
5. Wdrażanie nowych przepisów może być skomplikowane — konieczne będą jasne wytyczne ministerialne, dobre praktyki i prawdopodobnie orzecznictwo sądów, by rozstrzygać sporne przypadki.

Jak się przygotować — praktyczne wskazówki

1. Zbierz dokumentację — pracownicy już dziś powinni poszukiwać wszelkich dokumentów, które mogą potwierdzić okresy pracy (umowy zlecenia, faktury, ZUS, dokumenty od kontrahentów).
2. Współpracuj z pracodawcą — po wejściu nowych przepisów warto rozpocząć dialog w zakładzie pracy odnośnie sposobu uznawania dodatkowych okresów stażu.
3. Monitoruj proces legislacyjny — choć Sejm uchwalił nowelizację, ustawą musi teraz zająć się Senat, a potem prezydent. W międzyczasie mogą się zdarzyć poprawki lub zmiany treści.
4. Skonsultuj się z prawnikiem lub działem kadr — zwłaszcza jeśli pracujesz w branżach specyficznych lub masz długi okres pracy „pozaetatowej”, warto upewnić się, które okresy zostaną uznane.
5. Aktualizuj wewnętrzne procedury kadrowe — w firmach warto już planować dostosowanie systemów kadrowo-płacowych, regulaminów zakładowych i procedur zbierania dokumentów.