Wprowadzenie
Rok 2026 przynosi istotne zmiany dla wielu przedsiębiorców w Polsce. Firmy, które do tej pory prowadziły podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR), mogą znaleźć się w grupie zobowiązanej do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych. Ten artykuł wyjaśnia, kiedy obowiązek przejścia pojawia się, jakie są kroki do prawidłowego wdrożenia pełnej księgowości i na co zwrócić uwagę w praktyce.
1. Kto musi przejść na pełne księgi rachunkowe w 2026?
Obowiązek przejścia zależy od limitów przychodów oraz rodzaju prowadzonej działalności. Od 1 stycznia 2026 r.:
Firmy, których roczne przychody przekraczają 2,5 mln euro, będą musiały prowadzić pełną księgowość.
Przedsiębiorstwa prowadzące działalność w formie spółki kapitałowej (sp. z o.o., S.A.) zazwyczaj już korzystają z pełnych ksiąg, ale warto sprawdzić aktualne limity i wyjątki.
Niektóre firmy świadczące usługi finansowe, ubezpieczeniowe czy inwestycyjne muszą stosować pełną księgowość niezależnie od przychodów.
Dlaczego to ważne:
Przekroczenie limitu w 2025 r. oznacza, że od 2026 r. należy otworzyć pełne księgi rachunkowe,
a błąd w tym zakresie może skutkować sankcjami podatkowymi.
2. Kroki do przejścia z PKPiR na pełne księgi rachunkowe
2.1 Sporządzenie bilansu otwarcia
Bilans otwarcia jest punktem startowym pełnej księgowości.
Powinien uwzględniać wszystkie aktywa, pasywa i kapitał własny na dzień 1 stycznia 2026.
Warto pamiętać o inwentaryzacji środków trwałych, zapasów i należności.
2.2 Opracowanie polityki rachunkowości
Każda firma prowadząca księgi rachunkowe musi mieć politykę rachunkowości, czyli dokument opisujący m.in.:
– metody wyceny aktywów i pasywów,
– zasady amortyzacji środków trwałych,
– sposób ujmowania przychodów i kosztów.
2.3 Wdrożenie systemu księgowego
Wiele firm korzysta z programów księgowych lub ERP, które muszą być dostosowane do pełnej księgowości.
Kluczowe elementy:
konta księgowe, schematy księgowania, raporty i e-sprawozdania finansowe.
2.4 Przekształcenie ewidencji kosztów i przychodów
Dane z PKPiR nie są wystarczające dla pełnej księgowości. Należy je przekonwertować do ksiąg rachunkowych, np. rozdzielając koszty według kont księgowych.
3. Praktyczne wskazówki dla księgowych i przedsiębiorców
Zacznij przygotowania już w grudniu 2025 r. – aby bilans otwarcia był kompletny i poprawny.
Szkolenia dla zespołu
Pełna księgowość wymaga większej wiedzy i znajomości standardów rachunkowości.
Weryfikacja dokumentów historycznych
Upewnij się, że wszystkie faktury, umowy i raporty z PKPiR są kompletne.
Planowanie przepływów finansowych
Pełna księgowość umożliwia dokładniejszą analizę finansową
i może wymagać zmian w planowaniu podatków.
4. Najczęstsze błędy do uniknięcia
– Brak bilansu otwarcia lub błędy w jego sporządzeniu.
– Niewłaściwe przypisanie kosztów z PKPiR do kont księgowych.
– Niedostosowanie systemu księgowego do wymogów pełnej księgowości.
– Brak aktualizacji polityki rachunkowości.
5. Korzyści z pełnej księgowości
Choć przejście z PKPiR na pełne księgi wydaje się skomplikowane, niesie też korzyści:
– Dokładniejsza kontrola finansów firmy.
– Możliwość korzystania z pełnej sprawozdawczości finansowej
i raportów analitycznych.
– Łatwiejsze pozyskiwanie finansowania i współpraca z bankami lub inwestorami.
– Zgodność z wymogami prawa i przygotowanie na cyfryzację obowiązków księgowych w 2026 r.
Podsumowanie
Przejście z PKPiR na pełne księgi rachunkowe w 2026 r. to nieunikniony obowiązek dla wielu firm, ale odpowiednie przygotowanie pozwala uniknąć problemów i sankcji. Kluczowe są: bilans otwarcia, polityka rachunkowości, właściwe wdrożenie systemu księgowego i przekonwertowanie danych z PKPiR.
Dla księgowych to także okazja, aby zaproponować klientom pełniejszą kontrolę finansową i przygotować ich na nowe wymogi cyfrowe w nadchodzącym roku.
