Praca zdalna - nowe obowiązki pracodawców od 7 kwietnia 2023

Pandemia koronawirusa sprawiła, że w pewnym okresie większość pracowników świadczyła pracę z domu, zdalnie. Praca zdalna nie miała jednak do tej pory swojej definicji w Kodeksie Pracy, nie była tam nawet uregulowana. Przez długi czas pracę zdalną regulował art. 3 Ustawy z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1842, z późn. zm.). Przepis ten został wprowadzony w związku z wystąpieniem epidemii i może być stosowany tylko przez okres obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, a także przez okres 3 miesięcy po ich odwołaniu. Oznacza to, że był to przepis tymczasowy.

Zmiany dot. pracy zdalnej po 7 kwietnia 2023

Nowe przepisy wchodzą w życie od 7 kwietnia 2023 roku i wprowadzają definicję pracy zdalnej. Praca zdalna według przepisów to wykonywanie obowiązków w całości lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Zasady pracy zdalnej będą musiały zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową lub organizacjami). Jeśli w ciągu 30 dni od przedstawienia porozumienia nie dojdzie do uzgodnienia jego kształtu ze związkami lub jeśli w zakładzie pracy nie ma organizacji związkowych, zasady mogą też zostać ustalone w regulaminie pracy zdalnej. Jeśli powyższe warunki nie mogą zostać spełnione, pracodawca może na każdym etapie współpracy wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej lub zawrzeć indywidualne porozumienie z pracownikiem.

Ustawa przewiduje dwa tryby, w jakich można zacząć pracę zdalną. Uzgodnienie między
stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może
nastąpić:

przy zawieraniu umowy o pracę;
w trakcie zatrudnienia – w takiej sytuacji chęć wykonywania pracy zdalnej może wyjść od pracownika, który powinien złożyć do pracodawcy wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej (np. mailem). Taką inicjatywę może też wykazać pracodawca, który zasugeruje pracownikowi przejście na pracę zdalną.

Pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej w przypadku:

pracownicy w ciąży
pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
pracownikowi sprawującemu opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
pracownikowi-rodzicowi dziecka posiadającego zaświadczenie, o ciąży powikłanej oraz w sytuacji niepowodzeń położniczych,
pracownikowi-rodzicowi dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia),
pracownikowi-rodzicowi dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia).

Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia takiego wniosku tylko wtedy, gdy wykonywanie pracy w trybie zdalnym nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Jednak odmowę trzeba będzie uzasadnić w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Nowe regulacje nakładają również na pracodawcę obowiązki dotyczące pracy zdalnej.

Pracodawca powinien:

zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych,
pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej – jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu określającym zasady wykonywania pracy zdalnej zawartym z zakładową organizacją związkową, w stosownym regulaminie, ewentualnie w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, albo w odpowiednim porozumieniu z pracownikami,
zapewnić szkolenia i pomoc techniczną, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.

Nowa ustawa nie reguluje wszystkich kwestii, nie jest precyzyjna i rodzi wiele pytań. Przede wszystkim przepisy nie regulują odpowiedniej wysokości ekwiwalentu i ryczałtu. Pracodawca sam musi dokonać wyliczeń. Rodzi się również wiele wątpliwości dotyczących miejsca świadczenia pracy zdalnej. W dalszym ciągu istnieje wiele firm, które nie są chętne modelowi pracy zdalnej i raczej go unikają, co jest trudne do pogodzenia z wymaganiami pracowników.